Zásady úspešnej komunikácie vo firme

Vo svete sa dnes veľa hovorí o marketingu a PR. Existuje množstvo spôsobov, rád a stratégií o tom, ako komunikovať so zákazníkom, aby ste v ňom zanechali dobrý dojem, vzbudili v ňom záujem o vaše produkty či služby a navnadili ho, aby s vami spolupracoval. O komunikácii vo vnútri firmy, ktorá je smerovaná na zamestnancov, sa však rozpráva menej. Aj oni si však zaslúžia, aby bola dobrá, efektívna a funkčná.

Na začiatok sa pozrime na pár základných vecí. Pokiaľ chcete, aby bola vnútorná komunikácia vo vašej firme skutočne efektívna, je nesmierne dôležité naučiť vašich ľudí, ako správne napísať správu alebo príkaz. Potom musia presne vedieť, komu ich majú poslať a čo s nimi urobiť, keď dorazia k nim. Ak budú komunikačné toky nastavené správne, zabezpečia, že otázky o predaji budú nasmerované k šéfovi predaja, všeobecné otázky o firme dostane recepčná, pozvánku na výstavu dostane oddelenie marketingu a tak ďalej.

Komunikácia a príkaz

Je nesmierne dôležité poznať rozdiel medzi komunikáciou a príkazom. Ak by sme sa na to pozreli z veľmi jednoduchého hľadiska, mohli by sme vidieť, že príkazy a úlohy – správy, ktoré hovoria o tom, čo sa má robiť – v organizácii prúdia vertikálne, zhora nadol. Komunikácia, na druhej strane, prúdi horizontálne, na jednej úrovni.

Ak recepčnej odnášate list, ktorý má byť neskôr odoslaný, tak to, čo máte v rukách, nie je príkaz, ale komunikácia. Inými slovami, nemusíte byť jej nadriadený, aby ste jej odovzdali list – všetky listy predsa prirodzene končia u nej, nakoľko ona chodí na poštu a preto je tou najrozumnejšou voľbou. Príkazy, na druhej strane, sa riadia podľa iného vzorca. Môžete ich vydávať iba podriadeným a v bežnej praxi platí, že by ste ich nemali vydávať podriadeným niekoho iného, aj keď pracujú vo vašej firme a „služobne“ sú pod vami.

Komunikácia by vo firme mala byť voľná. Avšak väčšina z nej by sa mala zaoberať tým, ako lepšie pracovať a viac dosiahnuť. Ak sa chcete rozprávať o tenise alebo o svojom psovi, môžete tak urobiť počas prestávky alebo na obede, ale počas pracovnej doby by ste si podobné témy mali nechať pre seba a venovať sa hlavne tomu, čo sa týka práce. Nezmyselná komunikácia nielenže spomaľuje tempo, ale často aj otravuje ostatných a nahlodáva ich morálku. Všetko má svoj správny čas a miesto a komunikácia nie je žiadnou výnimkou.

Majte jasno, potvrdzujte a píšte

Uistite sa, že vy a vaši ľudia dobre rozumiete tomu, aké dôležité je potvrdiť, že komunikácia k vám dorazila. Takisto, pokiaľ vyžadujete, aby sa na komunikáciu odpovedalo, uistite sa, že tak bola označená a že ste to v nej povedali. Na všeobecné informácie, samozrejme, sa odpovedať nemusí, ale majte veľmi jasno v tom, čo je príkazom a čo je iba bežnou komunikáciou.

Druhým dôležitým bodom je komunikovať čo najviac v písomnej forme. Slovné správy môžu byť ľahko prekrútené, pochopené zle alebo zabudnuté. “Ale veď som ti to povedal” a “to si mi nepovedal” sú dva druhy situácií, ktoré sa potom dejú pomerne často, a kvôli nim zbytočne vzniká množstvo hádok. Preto, keď potrebujete niečo dôležité povedať alebo poslať, odovzdávajte to písomne a zorganizujte systém, ktorý zaručí, že bude správa doručená.

Tieto jednoduché pravidlá – používanie písomnej komunikácie, istota v tom, či ide o príkaz alebo o informáciu a v tom, či na to treba alebo netreba odpovedať – vám vo vašej firme umožnia vytvoriť funkčný, bezproblémový a hlavne jednoduchý komunikačný systém.

Nakoniec, vaši ľudia si budú veľmi vážiť, pokiaľ im nezabudnete posielať informácie o tom, ako sa vašej firme darí. Tieto informácie odporúčam odovzdávať aj osobne na poradách a pokiaľ to nie je možné, pravidelný newsletter vám určite neublíži. Ba práve naopak, môže oživiť tímového ducha hlavne na tých pracoviskách, kde ľudia pracujú prevažne so strojmi alebo na dlhodobých projektoch. Budú tak vidieť, že ich práca má zmysel a že sú pre vás dôležití a užitoční.

Komunikácia je tmelom tímu

Keď hovoríme o tímovom duchu, o komunikácii a tímoch platí zaujímavé pravidlo: jednotliví členovia tímu, ak sú zohratí, majú tendenciu vedieť, čo si tí ostatní myslia a čo sa chystajú urobiť. To je možné veľmi jasne vidieť vždy, keď vidíte skupinu hráčov, ktorí už dlhé roky spoločne hrajú futbal. Dobre koordinovaný tím vie, kedy sa jeho kľúčový hráč chystá streliť gól alebo prihrať svojmu spoluhráčovi. Jeho členovia môžu očakávať a predvídať, kde budú ostatní členovia v danom čase. Vedia, na čo budú myslieť ešte predtým, než na to myslia. Z toho dôvodu môžu byť ich výsledky na veľmi vysokej úrovni.

V organizácii však ani jeden člen tímu nemá možnosť naraz vidieť všetkých ostatných. Niekedy ich delia dvere, steny alebo dokonca celé kontinenty. Aby ste zaistili to, že vaši ľudia budú vedieť, čo si ostatní myslia a robia, musíte komunikovať často a otvorene. Ak to dodržíte, budú lepšie rozumieť tomu, čo sa deje a lepšie spolupracovať. Možno sa budete diviť, ako veľmi sa dá práca zjednodušiť už len tým, že začnete používať efektívnu komunikáciu. Napríklad, jeden z predajcov sa už týždne môže snažiť dohodnúť stretnutie s jedným veľmi dôležitým potenciálnym klientom, ktorý je už od detstva kamarátom vašej účtovníčky. Ak sa nerozprávajú, zo spolupráce nebude nič. Ak ale budú kooperovať, môžu spoločne dosiahnuť obrovské úspechy.

Bez komunikácie sú vaše šance na úspech veľmi obmedzené, ba až mizivé. Je mazadlom ľudských vzťahov, iskrou života. Nikdy na ňu nezanevrite a vždy ju používajte správne.

Autor: Marten Runow

Foto: Patrik Štedrák