Pero a papier: najlepší priatelia šéfa

Pokiaľ rozmýšľate nad tým, ako vybudovať takú firmu, ktorá tu bude aj o sto rokov a prežije všetky turbulencie, ktoré zapríčinia politici, hospodárske krízy, zlé počasie a konkurencia, nemáte na výber: musíte uvažovať nad tým, ako svoju firmu lepšie zorganizovať. Čím lepšie je zorganizovaná a nastavená, tým väčšiu má šancu prežiť rôzne útoky a búrky.

Ak sa vo firme veci neorganizujú, prebiehajú v nej náhodné procesy a nepredvídateľné deje. Bez organizácie sa však firma nikam nedostane. Faktúry, ktoré prídu, sa strácajú, neprijímajú sa žiadni zamestnanci, objednávky od zákazníkov zostávajú nevybavené, reklamácie sa neriešia dlhé mesiace a končia súdnymi spormi. Hoci celá firma v zmätku spotená pobehuje hore a dole, nikam nenapreduje. Znakom toho, že je firma slabo zorganizovaná je to, že už niekoľko rokov má rovnaký počet zamestnancov, rovnaký počet zákazníkov, stagnujúci alebo klesajúci obrat a zisk. Ak by totiž bola dobre zorganizovaná, väčšina týchto štatistík by išla nahor.

Dobrá reštaurácia zakaždým varí rovnako skvelý guláš

Keď si vo vašej obľúbenej reštaurácii objednávate váš obľúbený guláš, tak pri každej návšteve očakávate, že vám ho prinesú rovnaký – nie viac slaný, korenistý ani hustejší, nie inej farby alebo veľkosti, ale ten váš, ten dobrý guláš, kvôli ktorému tam chodíte. Takýto guláš je výsledkom práce kuchára a keď sa trafí do chuti zákazníkov, dá sa povedať, že je úspešný. Podobne, účelom práce fakturanta je dobre vystavená faktúra, projektant má vytvoriť kvalitný projekt, mechanik zodpovedá za dobre opravené auto a tak ďalej – ak sa výsledok firmy správne dodá, firma prežíva a prosperuje. Ale dodanie toho výsledku je možné iba vtedy, ak firma znova a znova používa tie isté postupy. Spoločnosť, ktorá chce ísť vpred, si musí uvedomiť, že tajomstvo úspechu nespočíva v tom, že neustále každý deň vymýšľa nové a nové geniálne nápady. Hlavným faktorom dlhodobého prežitia firmy je to, do akej miery je správne zorganizovaná. Čo to teda znamená? Každý post vo firme, či už post fakturanta, stolára, obchodníka alebo účtovníka, je už nejakú dobu zastávaný nejakým pracovníkom. Ak svoju prácu vykonáva už nejaký ten rok, existuje dobrý predpoklad, že sa v nej dôkladne vyzná. Mal by zobrať pero a papier a jasne napísať, ako svoju prácu robí, aké sú jeho skúsenosti – či už dobré alebo zlé – a aké má v tej práci dosahovať výsledky. Na základe presného popisu procesov sa dá dosiahnuť ich opakovateľnosť. Prečo práve opakovateľnosť? Dlhodobo dobrá firma nie je postavená na tom, že každý deň vymyslí nový perfektný postup. Stojí na tom, že používa jeden skvelý postup, ktorý dobre funguje, a ten dodržiava a zdokonaľuje.

Správne ingrediencie

Keď hovoríme o organizácii, prvou úlohou šéfa je určiť, čo presne je hlavnou úlohou celej firmy. Prečo vlastne vznikla? Má vyrábať stoly, variť jedlo, kosiť trávnik, školiť ľudí alebo vyrábať sústruhy? Keď v tom má jasno, jeho druhou úlohou je určiť, čo bude tým, čo firma dá do rúk zákazníka a za čo bude ochotný vám zaplatiť. Či už je to vyrobený software, postavený dom alebo vybrúsený stôl, vždy je to niečo, čo je pre zákazníka hodnotné a užitočné. Šéf by mal následne určiť, aké úlohy musia jednotlivé časti firmy plniť na to, aby bola úspešná. Napríklad musí mať časť firmy, ktorá ju vedie, časť firmy, ktorá sa stará o zamestnancov, prijme ich a zaškolí, ďalej časť firmy, ktorá sa zaoberá komunikáciou so zákazníkmi, či už pomocou reklamy, PR alebo osobnými návštevami predajcov, ako aj časť firmy, ktorá sa stará o peniaze – aby boli prijaté na účet a vydávané rozumne, aby boli zaplatené faktúry, ktoré sú správne zaúčtované a uložené a aby boli dane a poplatky správne vyplatené. V neposlednom rade treba zabezpečiť to, aby firma vyrobila to, čo si zákazník objednal – dalo by sa povedať, že to je jadrom celej firmy. Veľmi dôležitou úlohou je postarať sa, aby táto výroba či dodávka bola neustále kvalitná a nevyrábala výrobky, ktoré vám neskôr môžu zlomiť krk kvôli reklamáciám a nedostatočnému odbytu.

Úlohou šéfa je posadiť sa za stôl a napísať, ako tieto jednotlivé časti majú fungovať. Okrem toho sa musí postarať aj o to, aby napísal výsledky týchto jednotlivých aktivít. Musí k nim nájsť rozumných, ochotných, šikovných ľudí a zaškoliť ich. Keď to urobí správne, jeho poslednou (hoci nemenej dôležitou) povinnosťou je nechať ich pracovať a sledovať, či to celé beží správne. Dobrou organizáciou práce sa zvyšuje jej efektivita: ak úlohy nie sú jasne rozdelené a určené tým správnym ľuďom, celkom bežne sa deje to, že sa dôležité veci nevykonávajú a robia sa tie nepodstatné či zbytočné. Ľudia sú ľudia: niekedy majú tendenciu vyhýbať sa ťažkým prácam, alebo robiť hlavne to, za čo sú dobre zaplatení. Aby však organizácia prežila, musí vykonávať všetky svoje funkcie popísané vyššie.

Mnohí prirovnávajú firmu k dobre naolejovanému stroju, a nie sú ďaleko od pravdy: aby stroj bežal, jeho jednotlivé časti musia pracovať vo vzájomnom súlade a predvídateľne. Keď sa jedno ozubené koliesko spomalí, zastaví alebo zabrzdí, zasekne sa celá firma. Organizovanie vo všeobecnosti v manažérskych kruhoch nemá dobrú povesť z jediného dôvodu: veľmi často sa zvyklo zvrhnúť iba na obyčajnú papierovú byrokraciu. Ak sú postupy spísané zle, neprinesú firme veľa dobrého. Dobrí pracovníci však poriadok nielen oceňujú, ale vyslovene vyhľadávajú: ak ho nevytvoríte, riskujete, že od vás odídu. Ale ak to urobíte dobre, tak pero a papier, resp. počítač a tlačiareň sa stanú tými najlepšími priateľmi manažéra. Pokiaľ nechcete, aby každý nový pracovník musel odznova vymýšľať teplú vodu a zopakovať pri tom všetky vaše chyby, spíšte svoje overené a vyskúšané postupy. Píšte, píšte a píšte tak, aby vaša firma mohla fungovať podľa vašich návodov aj o tých symbolických sto rokov.

Autor: Ladislav Pavlík • HCA Slovakia • www.skolamanazmentu.sk

Foto: Tomáš Benčík • Tomáš Benčík – Photography | Facebook