Dobrá kontrola znamená viac času pre všetkých

„Čas je veľký pán“, povedal by nejeden z nás. Čím sme starší, tým viac vieme oceniť, ak si okrem práce vieme užiť aj rodinu, priateľov, prípadne nejaké hobby. Aj u tých najzarytejších workoholikov sa nájde nejaká drobnosť, ktorá ich zaujíma a zaberá určitú časť ich pozornosti. Nanešťastie, mnohým z nás na ne chýba to najzákladnejšie – čas.

Nikto z nás pravdepodobne nie je šťastný, ak musí v práci zostávať dlhšie, aby niečo dokončoval, tobôž nie po svojich podriadených, ktorí  na nás akosi zabudli a nechali nás celej tej práci napospas. „Veď šéf to vie aj tak najlepšie!“, myslia si. Z pozície spomínaného šéfa tento pocit nemám rád, hoci si myslím, že z času na čas sa mu nikto z nás nevyhne. Danú situáciu však netreba brať ako bezvýchodiskovú a statickú. Aj tu si treba stanoviť priority: jasne si určiť, čo chcete a ako to má fungovať.

Nepočúvajte výhovorky

Jedno, čo si treba uvedomiť, ak chcete danú situáciu dostať pod kontrolu je, že ju treba začať kontrolovať. Pod „kontrolovaním“ nemám na mysli len to, že na ňu budete dozerať, ale ju aj začnete riadiť. Treba stanoviť, kto je v robote šéf, a ak ste ním vy, tak sa tak aj správajte. Vaši zamestnanci sú v práci na to, aby vám pomáhali a nie na to, aby vám ešte prihadzovali robotu.

U obchodníkov a predajcov je postup jasný. Stanovte im cieľ, ktorý pre nich má byť výzvou a nie urážkou. Takisto odporúčam jednotlivé ciele nastavovať individuálne. U nás vo firme tak vidíme, čo máme pred sebou a vieme sa podľa toho zariadiť. Aby sme vedeli, akú kvótu komu dať, nehádžeme šípky len tak do terča, ale pristupujeme ku každému jednotlivo.

Takéto nastavovanie cieľov si na začiatku vyžaduje trochu práce. V prvom rade je nutné s obchodníkmi prebrať, čo chcú v danom roku či mesiaci dosiahnuť. Ak sú k vám úprimní, a tu hovorím o skutočnej úprimnosti, väčšinou si zadajú ciele, ktoré sú vo výške 50% z toho, čo by bolo dobré dosiahnuť, a odrážajú zhruba iba 20% toho, na čo majú. Ich jediným problémom je jedine to, že ešte nevidia, že na to majú. Preto je vašou úlohou previesť ich cez všetky výhovorky, ktoré s tým budú spojené.

Ako šéf s nimi musíte komunikovať až do bodu, kedy tieto „výhovorky“ a protesty ustúpia. V tomto bode budú vaši obchodníci ochotní aspoň akceptovať daný cieľ, ktorý ste však určili vy a ktorý odráža to, čo je naozaj potrebné dosiahnuť. Pokiaľ dosiahnete tento bod bez toho, aby vám niekto položil na stôl výpoveď, polovicu úspechu už máte zaručenú.

Teraz prichádza tá príjemnejšia časť. Tou je spolu s vašimi obchodníkmi zvládnuť a dosiahnuť ciele, ktoré ste si stanovili. Avšak pozor: keď hovorím „spolu“, nemyslím tým, že za nich máte robiť. Musíte situáciu sledovať, aby ste vedeli včas identifikovať, keď vám niektorý z členov vášho tímu bude chce utiecť, pomôcť mu obnoviť stratenú vieru v jeho vlastné schopnosti a opäť ho nasmerovať na cestu k jeho vytúženému cieľu.

Nič nefunguje samo od seba

Zvládanie a dohľad nad plnením cieľov je časť, kde sa ako šéfovia môžeme najčastejšie dopustiť chyby, a to aj vtedy, keď sme sa do celej akcie od začiatku púšťali s chladnou hlavou. Stanovíme obchodníkom ciele, sem-tam ich aj povzbudíme a necháme ich tak. Venujeme sa svojim veciam, akoby sme čakali, že nám z neba budú padať pečené holuby. A tie neletia a neletia a neletia! „Blbá rozprávka“, pomyslíte si. Nuž, aby sa rozprávka zmenila na skutočnosť, je nutné jej trochu pomôcť.

Po prvé, je dobré, ak nie rovno nevyhnutné, aby ste vedeli produkciu svojich podriadených kontrolovať pohodlne a kedykoľvek. Nestanovujte ciele iba na rok, ale pekne ich rozdeľte aspoň na mesačnej báze – ja osobne odporúčam aj na týždennej. Takto viete veľmi rýchlo odhaliť členov tímu, ktorí sa iba flákajú a brzdia ostatných.

Druhým bodom je nedovoliť ľuďom žiť z bývalej slávy. Nech už boli v minulosti akíkoľvek úspešní, ak takí teraz nie sú, nie je to dôvod na to, aby im boli prepáčené ich súčasné nedostatky. Samozrejme, prihliadajte na ich dosiahnuté výsledky, ale nie večne.

Zabudnite na biče a okovy

Samotnú kontrolu prosím neberte dogmaticky. Nie je predsa nutné zamestnancom nasadzovať okovy a guľu a bičovať ich, ak niečo nesplnia. Táto éra už hádam skončila! Kontrola musí vždy kráčať ruka v ruke s porozumením a hľadaním cesty, ako sa „to dá“ a nie toho, prečo „to nejde“. Niektorí šéfovia zastávajú názor, že keď sa ich ľudia boja, neodvrávajú a robia lepšie. Áno, môže to tak vyzerať. Otázkou je, či sú šťastní: dovolím si tvrdiť, že nie. Takémuto šéfovi tí šikovnejší utečú pri prvej príležitosti preč a zostanú s ním iba tí, ktorí musia, lebo inú možnosť nemajú. Či je to naozaj najlepšie, nechám na zváženie vám.

V tíme musí byť jeden, ktorý mu velí, a ľudia, ktorí ho radi budú nasledovať. Možno si sem-tam niečo zadudrú, ale vykročia spoločne. Koniec koncov, nakoniec záleží iba na výsledku.

Kontrola je kľúčom k úspechu

Ak dokážete udržať vyváženú kontrolu nad vaším týmom a dívať sa na celú problematiku s nadhľadom, budete úspešný nielen vy ako vedúci pracovník, ale bude sa dariť aj vašim podriadeným, kolegom a celej firme. To, že to nebude vždy jednoduché, je pravda. Ak by to však bolo jednoduché, robil by to každý.

Majte na pamäti fakt, že ak dopustíte, aby vaši ľudia mali v práci „leháro“, zostane všetko na vás. Stanete sa ich bábkou, ktorá spoľahlivo slúži. Otázkou potom bude, ako dlho vás to bude baviť. Ak si sami nenájdete čas na oddych a dobitie batérií, nemusíte sa báť, že by ste takto dokázali pracovať večne. Vaše telo vám rado dá facku. Dávajte si pozor iba na to, aby nebola pritvrdá. Nemám v úmysle vás strašiť, no chcem vám predostrieť všetky možnosti.

Nenechajte preto zo seba urobiť otrokov svojej práce. Zveľaďujte svoju firmu aj takou „drobnosťou“, akou je kontrola produkcie a bude sa vám pracovať šťastnejšie. A ako bonus budete mať odrazu čas na všetky krásne chvíľky života.

Autor: Marek Béreš

Foto: Helena Benčíková • www.helenabencikova.com