Ako expandovať bez bariér

Pevnú organizáciu firemných tokov je možné zabezpečiť dvoma spôsobmi, ktoré určite poznáte. Prvý spôsob je značne mechanický: ako šéf môžete nad zamestnancami stáť od rána do večera a milým alebo tvrdým slovom zaisťovať, že budú robiť to, čo majú. Mnoho šéfov takto pracuje a ešte viac z nich je úprimne presvedčených o tom, že je to ten najlepší spôsob riadenia. Má to však jednu nevýhodu: nijaký, ani ten najostrieľanejší šéf neuriadi viac než desať ľudí (triezvejšie odhady hovoria maximálne o piatich). Z práce potom odchádzajú s bolesťami hlavy a firma nemôže rásť, keďže viac práce jej šéf jednoducho nezvládne. Druhý nástroj je omnoho účinnejší: nazýva sa smernice.

Jeden hárok papiera za tisíc slov

Takmer každý majiteľ je odborníkom na svoju robotu. Založí si teda firmu, zostaví tím, zozbiera prvé zákazky a pustí sa do ich plnenia. Práce pribúda a tempo sa neustále stupňuje, ale vytúžená expanzia, po ktorej túžil, neprichádza. Čo ju v skutočnosti vytvára?

Skutočná expanzia začína už vo vašej mysli! Zlatým pravidlom rastu je, že každú prácu, ktorú ako šéf robíte, musíte robiť s vedomím, že ju budete niekomu delegovať – ak teda chcete byť skutočným šéfom, a nielen ťažným koňom vašej firmy. Neočakávajte, že sa jej vaši zamestnanci automaticky zhostia: tých skutočne iniciatívnych je pomerne málo. Keď vidia, že nejakú prácu robíte dobre, väčšinou prídu k záveru, že dobre ju dokážete robiť jedine vy. Navyše za vami budú chodiť so všetkými problémami, ktoré sa danej práce týkajú.

Po istej dobe sa šéf zdvihne zo stoličky a zamestnancovi povie: „Čo myslíš, robím túto prácu dobre?“ „Áno, šéfe!“ „Vynikajúco! Tak odteraz ju budeš robiť ty.“ V tomto momente väčšinou v zamestnancových očiach nastane panika. A práve vtedy treba nasadiť smernice!

Smernicou sa rozumie presne stanovený a úspešný postup riešenia rôznych situácií, ktorý firme umožní poraziť konkurenciu, odstrániť problémy, prekonať akékoľvek bariéry a rásť. Je to nástroj, ktorý môže ktokoľvek použiť na zvládnutie akýchkoľvek okolností. Ak sa nabudúce stretnete s problémom, ktorý riešite prvýkrát, ešte v ten večer napíšte smernicu o tom, ako ste ho vyriešili. Na druhý deň si vyberte zodpovednú osobu, ktorej smernicu dáte a oznámte jej, že ak sa takýto problém vyskytne znova, jeho riešenie je na jej zodpovednosti. Znamená to, že na tento problém môžete úplne zabudnúť? To som nepovedal, znamená to však jednu podstatnú vec: váš zamestnanec už nebude viac očakávať, že za riešenie problému ste zodpovedný vy a vie (a má to čierne na bielom), že za zvládanie danej situácie nesie odteraz zodpovednosť on.

Výhody smerníc

Smernice majú tri ďalšie veľké výhody. Po prvé, šetria váš čas. Je dokázané, že používaním smerníc vie riadiaci pracovník získať až dvadsať hodín voľného času týždenne. Po druhé, motivujú vašich zamestnancov k tomu, aby sami prichádzali s riešeniami. Vy ako šéf len ich riešenie prečítate, skontrolujete, či sa zhoduje so smernicou a vašou jedinou úlohou bude podpísať schválenie alebo neschválenie daného postupu. Po tretie, smernice sú jediným nástrojom, ktorý vašim zamestnancom umožní skutočne rásť. Keď niekomu delegujete – skutočne delegujete – nejakú oblasť, osobnosť človeka rastie a je ochotný prevziať na seba čoraz väčšiu zodpovednosť. Bez dobrých smerníc to ale nepôjde: ak človeku zveríte dôležitú úlohu bez nástrojov, o ktoré sa môže oprieť, riskujete, že ju nezvládne a nakoniec budete musieť požiar hasiť sám, nehovoriac o tom, že o tohto zamestnanca môžete prísť.

Autor: Patrick Valtin

Foto: Helena Benčíková • www.helenabencikova.com